稀に棚卸しを兼ねて自分のOneDriveのフォルダ整理などをすることがあるのですが、3年前ほど前に作ってその存在を全く忘れていたマインドマップが出てきました。
それは「自分のタスクやスケジュールを以下に楽に忘れずに管理するか？」をテーマとしたもので、今現在私が使用しているタスク管理ツール選定の基になっているものでした。
今回はその資料の内容を抜粋して記載しようと思います。
テーマ
タスクやスケジュールを効率よく外部化したい
[WHY] なぜやりたいか
予定ややるべきことを憶えておくのは辛いことである
- 予定のすっぽかし
- 作業のやり忘れ
- ダブルブッキングが発生したりする
やることがはっきりしてるほうがやっている感じが出る
[WHO] だれに対してやるのか
自分の情報を管理するためなので自分自身を対象とする
公開できる情報については他の人に公開しても良い
- 他の人が参照できることで予定のバッティングが防げるかも
- → 他の人が参照しやすい情報形態である必要がある
やり方が簡単なら他の人に同様の手法を展開するのも良い
- あんまりマイナーなサービスやアプリだと展開が面倒だし他の人が使ってくれない
- → デバイスのデフォルト機能とかOffice365とかGoogleの機能とか有名どころでやったほうが安心
[WHAT] 外部化したいものはなにか
スケジュール(予定)
- 「日付や時間」に主軸を置く
- → 会社の行事
- → 私的な用事
- 場所の概念が必要となる場合がある
- 予定されたイベントは「やること」の1種である
タスク(やること)
- 「やること」が主体
- → 必要ならば日付や時間を持つ
- →→ プライベート上のタスク(〇〇を買う的)
- →→ 業務上のタスク(〇〇を実装する的)
- →→ 返信しなければならないメール
- →→ 対応しなければならないチャットメッセージ
[WHEN] いつやるのか
今
[WHERE] どこでやるのか
私物iPhone
私物Mac
会社Windows
[HOW] どのようにやるのか
スケジュール(予定)の管理
- データソース
- → 利用するソース
- →→ Office365
- →→→ 会社のアカウントに紐付いており実際にこれを使うのが正しい
- →→ Google
- →→→ 私的な予定を管理する
- → 利用しないソース
- →→ OfficeSolo
- →→ iCloud
- ツール
- → 利用するツール
- →→ Mac・iPhone標準カレンダー
- →→→ なんだかんだ使いやすい、標準なので連携しやすい
- →→→ Office365のカレンダーにも予定を入れられる
- →→ Outlookの予定表
- → 利用しないツール
- →→ 拡張されたカレンダーアプリ
タスク(やること)の管理
- データソース
- → iCloudリマインダー
- →→ 私的なタスクを管理する
- → Microsoft TODO
- →→ 業務上のタスクを管理する
- →→ Office365サービスで仕事のアカウントに直接紐づくのでアカウント管理の必要がない
- →→ Exchange連携によりiOSのリマインダーとして取り込める
- → Backlog
- →→ 自分以外のものも含め業務上のタスクが管理されている
- →→ 担当者の概念があり容易に変更が可能
- → Outlookの受信トレイ
- →→ 受信トレイに残っているメールは対応しなければならないもののみ、という状態にする
- →→→ 対応の必要ないメールや対応が終わったメールについてはアーカイブ、削除、フォルダ移動を行う
- →→→ 「再通知」機能により一時的に非表示にさせる
- →→ フラグをつけることによって、MS ToDoのタスクとしても扱える
- → Slackの「後で」
- →→ タスク管理自体はMS ToDoに内容転記する
- →→ SlackのToDoはSlack以外との連携が弱いので使わない
- ツール
- → Mac・iPhone標準リマインダー
- →→ 仕事中にもプライベートにも使う
- →→ Exchange連携により私的、仕事合わせて今日何をするのかがわかるようになる
- → Microsoft ToDo
- →→ 業務上のタスクに注力する
- →→ 「午前・午後」や「定時」と言ったマーカータスクを繰り返しタスクとして登録する
- →→→ 「今日の予定」が空になればよいというルールに出来る
- →→→→ 翌日に持ち越す場合はタスクの期限を変更する
- → Toggl Track(タイムトラッキングサービス)
- →→ 仕事中に使う
- →→ 今やっている作業の時間を記録する
- → iOSのショートカット機能で自作したスクリプト
- →→ カレンダーに登録されているスケジュールをToDoにコピーする処理を行う
- →→→ 指定の時間に呼び出すことでスケジュール系TODOの作成を自動化可能
振り返ってみると、スクリプトの自作やサービスの利用を含めかつての自分がやりたかったタスク管理手法が今も実践されていて、あとちゃんと振り替えれる形でやりたいことを整理していて、BLOGのネタにもなったし当時の自分を褒めてあげつつ、「BLOGを書く」というタスクを消そうと思います。
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