導入への背景

同社 経営企画局 情報企画部 課長の星裕次郎氏は、当時のシステム運用について次のように振り返ります。

星 裕次郎氏

顧客情報の管理や教室予約がアナログなことで非効率が生じる

これまで当社のシステムには、会員マイページというものが存在しておらず、毎月のテスト・講習・イベント等の受付が始まると、お客様から一斉に電話がかかってきて、職員たちがその処理に追われていました。

また、7年ほど前よりホームページからの受付に一元化しましたが、マイページは未実装でしたので、毎回お客様に住所・氏名・お子様の生年月日・電話番号・メールアドレス等をご入力いただく必要がありました。

人気のテスト・講習などは申込受付開始後、わずか2、3分で定員に達してしまう状態でしたので、お客様から『申込受付の入力の負荷を何とかしてほしい』と望む声が多く届いていました。

加えて、これまでもお客様の個人情報をシステムで管理はしていたものの、そのシステムが会計主体に作ったシステムだったので、個人情報の入力は手入力でした。
会員数も年々増えておりますので、ますます管理が煩雑になっていました。

そこで伸芽会では、お客様の入力負荷軽減と顧客情報の効率的な管理を目指し
会員様マイページ「伸芽ねっと」の構築を計画

伸芽ねっとの構築を通して、住所や電話番号といった顧客情報だけでなく、会員1人ひとりの受講履歴や合格実績といったパーソナルなデータをひもづけて一元管理し、蓄積したデータを分析・活用。
また、事務処理の効率化はもちろんのこと、さらなる顧客満足度（CS）の向上を目指し、伸芽ねっとを通した会員への情報提供や、新たな指導サービスなどを実現。

導入のポイント

伸芽ねっと構築プロジェクトは2019年初頭に始動しました。 親会社の株式会社リソー教育で利用している、という実績もあり、クラウドコンピューティングサービスを提供するさくらインターネットのホスティングサーバーを採用することになりました。 そして、さくらインターネットからの紹介でビットスターにシステム構築を依頼することになりました。 プロジェクト開始前の社内の反応について、星氏は以下のように話します。

星 裕次郎氏

確かな技術力とひたむきに課題解決に取り組む姿勢を評価

社内の一部から、手続きや事務処理などの既存のアナログでの業務フローを変えたくないという声もありました。ですが、結果的に一連のデジタル化の動きを大きく加速させたのは、新型コロナウイルス感染症の流行です。
当社はコロナ禍になる前、ほぼ毎月、ホテルに会場を借りて、お客様の新規獲得とCS向上のための講演会を開催していました。
それを集客源の一つとして新規顧客獲得を行っていましたが、コロナ禍により実施できなくなりました。

そこで代替手段として動画での配信を行いました。
会場は定員がありますが動画であれば定員はありません。
結果として新規顧客獲得数及び業績はこの年過去最高となり、デジタル化は業績を上げることにおいても有効な手段として社内からも認められました。

前述したように伸芽ねっとの構築を通して、住所や電話番号といった顧客情報だけでなく、会員1人ひとりの受講履歴や合格実績といったパーソナルなデータをひもづけて一元管理し、蓄積したデータを分析・活用したいと考えておりました。
また、事務処理の効率化はもちろんのこと、さらなる顧客満足度の向上を目指し、伸芽ねっとを通した会員への情報提供や新たな指導サービスを提供することが目的です。

まずは、伸芽会とビットスターとの間で入念な打合せを繰り返しながら、伸芽ねっとの早期公開を目指しました。
伸芽ねっとの仕様を詰め切れないまま制作を依頼した面もあったのですが、それに対してビットスターは、最適な提案を出してくれました。
その結果、まずはスモールスタートからはじめ、徐々に機能拡張をしていくことになりました。
当社の理想を形にするために親身になって相談に乗ってくれたことが、大きな信頼につながりました。

導入後の効果

事務処理の効率化と会員情報のDB化を実現し、顧客満足度も向上

伸芽ねっとリリース後、会員登録は急速に進み、現時点ではほぼすべての会員が利用しています。

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  業務担当者の負担を約9割削減

  手入力管理していたデータをそのまま
  会計システムへ流し込めるように。

• 

  顧客満足度も向上

  会員情報のDB化でテスト・講習・
  イベント等の申込入力時の負荷軽減。

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  煩雑化していた業務を効率化

  従来、郵送していたダイレクトメールを
  マイページから情報発信で不要に。

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  新規顧客獲得

  新機能、動画視聴機能で
  新規の顧客獲得にもつながりCSも向上。